自動化ツールの具体例や導入メリット

自動化ツールで社内の生産性UP!初心者向けに魅力を紹介

「自動化ツールを導入して業務を効率化させたい」と考えている方も多いのではないでしょうか。

昨今、「自動化」というワードがもてはやされるようになりました。業務効率の改善などを目的に、自動化ツールを導入する企業も増えています。しかし自動化ツールの仕組みやメリットについて、詳しく知らない人も多いのではないでしょうか。

今回の記事では、自動化ツールの導入を検討している担当者の方々に向けて、自動化ツールの概要や導入方法などを紹介していきます。具体的なサービス名にも触れていきますので、ツール導入の一助になれば幸いです。

DMMチャットブーストではコンテンツ販売に関する記事もございますので、ぜひご覧ください。

DMMチャットブーストforEC

自動化ツールとは

まずは業務自動化のツールについて、その概要や具体的なツールの例を見ていきます。

自動化はなぜ必要とされているのか

まずは自動化が必要とされている背景について確認していきましょう。
自動化が必要とされている背景としては、以下の3つが主になります。

・労働力(生産年齢人口)の不足
・ワーク・ライフ・バランスという概念の浸透
・クリエイティブ重視の社会

まずは労働力(生産年齢人口)の不足です。日本は高齢化社会であり、労働の担い手である「現役世代」の割合が徐々に下がっています。これは労働人口の不足を意味しており、現代社会では労働力の補填が大きな課題の1つとなっています。

もちろん労働力不足という問題は、日本特有のものではありません。しかし先進国を中心に高齢化が進んでいることによって、労働力かつ消費者である生産年齢人口が減少し、結果的に経済が停滞すると懸念されています。このような背景により、労働力不足を補う自動化が注目されています。

またワーク・ライフ・バランスの浸透も大きいでしょう。日本では厚生労働省を中心に「働き方改革」が推進されており、多様な働き方を実現できる社会が構想されています。働き方改革では、仕事と生活の調和であるワーク・ライフ・バランスが重視されており、

・長時間労働の是正
・テレワークの導入
・フレックスタイムの導入

などの試みがなされております。自動化もまた、ワーク・ライフ・バランスの達成に貢献するものとして注目されています。

そして現代社会では、よりクリエイティブな仕事が求められていることも忘れてはならないでしょう。単純な作業やルーティンワークを自動化ツールに肩代わりしてもらい、「クリエイティビティあふれる人間らしい仕事」をすることが、理想形の1つと考えられています。

業務の自動化をすることによって、その分の人件費が浮くことになり、浮いた人件費を別のビジネスに回すこともできます。このように、社員にクリエイティブな仕事を与えられるだけでなく、自動化そのものがビジネス拡大の可能性を持っているのです。

自動化ツールには例えばどのようなものがあるか

業務を自動化するためのツールには、様々なものがあります。こちらの項目では、代表的な自動化ツールを確認していきます。

チャットボット

チャットボットは、リアルタイムでチャットをすることができるツールです。チャットボットのボットは、「ロボット」から取られており、要するにチャットができるロボットのことです。

チャットボットには、人工知能(AI)を利用したものや、あらかじめ設定したルールに基づいてチャットをするものがあります。人工知能を搭載したものは、学習を繰り返すことによって回答の精度が増し、自動でトークをしてくれるツールとして運用できます。

Excelマクロ

Excelマクロは、Excel上で行う操作をまとめて記録し、反復使用ができるという機能です。とても有名な機能なので、マクロという名前を聞いたことがある人や、実際に業務で使っている人も多いでしょう。

Excel上で複雑な業務を行う際、その一連の動作を別の作業で使う場合があります。Excelマクロを使うことによって、その一連の動作を記録しておき、取り出したい時にいつでも取り出せるような状態になります。これも1つの自動化ツールであり、業務効率を向上させるためには欠かすことのできないものでしょう。

ソフトウェアテスト

詳しくは後述しますが、ソフトウェアテストのツールの中でも、ウィンドウ画面のキャプチャを用いて比較できるものがあります。

通常であれば目視で行わなければならないGUIテストを自動化することができるため、比較判定がやりやすくなるとともに、業務効率を大幅に改善することができます。

脆弱性検出

PCなどの機械を扱う上で避けては通れないのがセキュリティです。ツールに人工知能を搭載することによって、脆弱性の検出を自動で行うことができます。

セキュリティに人件費をかけているところも多いですが、ここを自動化することによって、管理費用を大幅に削減することが可能になります。人工知能が使われているため、より速く、より正確に脆弱性を発見することができるのが強みでしょう。

自動化ツールを導入するメリット

自動化が必要とされる背景は先ほども確認しましたが、実際に自動化ツールを導入するメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。こちらの項目では、自動化ツール導入の代表的なメリットを4つご紹介いたします。

・業務効率の改善
・人件費の削減
・ヒューマンエラーの削減
・部署の横断性


自動化ツールのメリット1|業務効率の改善

何度か触れていることではありますが、自動化最大のメリットの1つが業務効率の改善です。自動応答の例を考えてみると、相手のチャットに対して人間がメッセージを打ち込むよりも、チャットボットなどに回答を仕込んでおいた方が効率は遥かに良いでしょう。

特に店舗ビジネスなどの場合は、店舗の最寄駅や駐車場の位置など、繰り返し質問されるような事項が多いです。多いとされるやり取りをすべて自動化することで、人間が本来の業務に集中できるようになり、パフォーマンスが向上します。

自動化ツールのメリット2|人件費の削減

人間がやっていた作業を自動化することによって、人件費の削減ができるのも大きなメリットです。

ただ注意しておきたいのは、人件費がすべて浮くわけではなく、ツールの導入費用やランニングコストがかかるということです。
自動化ツールを導入する際は、費用対効果をしっかり確認しておくようにしましょう。

自動化ツールのメリット3|ヒューマンエラーの削減

どんなに優れた人間であっても、時折ミスをしてしまうことがあります。
自動化ツールを導入することによって、そうしたヒューマンエラーを削減することができるようになります。

特に人工知能を搭載しているツールであれば、学習を通してさらに精度を上げることも可能です。

自動化ツールのメリット4|部署の横断性

これは特にExcelマクロのようなツールに当てはまります。

一部の自動化ツールには、部署異動などがあったとしても、汎用的に活用できるというメリットがあります。

例えばデータ集計のような仕事は、部署を横断して存在するものです。幅広い部署で同じ自動化ツールを使用することによって、人材の部署移動が発生しても、仕事の問題が発生しにくくなります。

自動化ツールの具体例

こちらの項目では、自動化ツールの具体的なサービスを見ていきます。業務の自動化やソフトウェアテストなど、様々な自動化ツールを確認していきます。

機能 製品名
ソフトウェアテスト自動化 QCWing
脆弱性検出自動化 HERCULES SecDevice
業務自動化 ipaSロボ
日程調整自動化 Jicoo
広告運用自動化 Shirofune

 

自動化ツールの例1|QCWing(ソフトウェアテスト自動化)

引用:jnovel.co.jp

QCWingは、日本ノーベル株式会社の自動化ツールです。PCの操作や、ウィンドウ画面のキャプチャ・比較判断を自動化してくれます。従来のGUIテストは目視で行っていましたが、こうしたツールを導入することによって、自動でソフトウェアテストを行うことができます。

例えばあらかじめ期待値画像を設定しておくことによって、キャプチャした画像と自動で比較し、テスト結果を自動で判定してくれます。表示された画面を比較してくれるため、課題を洗い出しやすく、業務効率の改善に役立ちます。

自動化ツールの例2|HERCULES SecDevice(脆弱性検出自動化)

引用:onwardsecurity.com

HERCULES SecDeviceは、ONWARD SECURITY JAPAN株式会社が取り扱っているもので、脆弱性検出を自動化してくれるツールです。RPAと人工知能の違いでも確認したように、脆弱性検出という複雑な作業は、自身で判断することができる人工知能(AI)に向いている作業です。

こちらのツールにはAI学習プログラムが搭載されており、脆弱性の検出をより速く、より正確に行うことができます。
脆弱性検出を自動化することによって、人件費などのコストを削減したり、専門家への依存を軽減することができます。

 

自動化ツールの例3|ipaSロボ(業務自動化)

引用:stellarlink.co.jp

ipaSロボは、株式会社ステラリンクが取り扱うもので、業務自動化のツールです。既存の業務フローやシステムを変えずに、様々な自動化を行うことが可能になります。ipaSロボを利用することによって、

・PC上のすべてアプリケーションを自動化できる
・24時間365日休まず稼働させることができる
・低コストで導入することができる

などのメリットがあります。

いわゆるRPAの典型的なツールであり、人件費の削減や業務効率の改善、ヒューマンエラーの削減などを達成することができます。

自動化ツールの例4|Jicoo(日程調整自動化)

引用:jicoo.com

Jicooは、ジクー株式会社が取り扱うもので、日程調整などを自動化してくれるシステムです。
様々なサービスと連携することによって、日程調整からウェブ会議まで、チームでのリモートワークを効率化することができます。

こちらのツールでできることとしては、

・日程調整ページの作成やURLの発行
・チームの候補日自動抽出
・カレンダーから候補日を抽出し自動登録
・ビデオ通話のURLの自動発行
・アプリケーション連携による情報管理
・UXによるブランディング

などがあります。

ミーティングの日程調整を自動で行ってくれるため、面倒な予定調整が不要になり、ダブルブッキングも防ぐことができます。

自動化ツールの例5|Shirofune(広告運用自動化)

引用:shirofune.com

Shirofuneは、株式会社Shirofuneのツールです。

リスティング広告の運用自動化ツールであり、誰でも簡単に広告を運用することができます。

・新規広告配信の設定
・継続的な運用改善施策
・月次レポートの作成

など広告運用に関する重要な作業を自動で行ってくれるため、広告の運用経験や知識などは一切不要です。GoogleやYahoo!、Facebookで広告を出すことができ、良質なアルゴリズムやユーザーインターフェースによって、高い広告効果を実現することができます。

自動化ツールを理解するために知っておきたい「RPA」

自動化ツールを理解するためには、RPAというワードを知っておく必要があります。

こちらの項目では、RPAの概要や、マクロ・人工知能との違いなど幅広いトピックを扱っていきます。

RPAの概要

RPAは、ロボテック・プロセス・オートメーションの略語であり、文字通り「ロボットによるプロセスの自動化」を指します。

ここでのロボットは、工場などで使用される物理的なロボットとは異なり、コンピューター内で動作するソフトウェアとしてのロボットを指します。

コンピューター内にいるロボットに、様々な操作手順を教えておくことによって、ユーザーの代わりに業務をこなしてくれるようになります。

これまで、単純作業やルーティンワークは、すべて人間が対応してきました。しかし単純作業をずっと繰り返しているだけでは、クリエイティブな仕事をすることができません。そこで、コンピューター内のロボットにそうした作業を代行してもらうことによって、人間が人間らしい仕事をできるようになるわけです。

このように、ロボットを作成して管理をするソフトウェアを「RPAツール」と呼びます。

Twitterやdiscordなどで、「bot」と呼ばれるものを見かけたことがある人は多いでしょう。「bot」とは、一定の間隔でツイートをしたりと、人間の代わりにタスクをこなしてくれる存在です。

まさにこのような「bot」こそが、RPAツールによって生み出され、管理されているのです。

RPAツールの機能としては、以下のようなものがあります。

・RPAロボットの作成
・RPAロボットの管理
・RPAロボットの実行


RPAとマクロはどう違うのか

ここまで読むと「RPAとExcelマクロは同じなの?」と考える方もいるでしょう。確かにExcelマクロも「あらかじめ設定した操作を反復して実行する」ものなので、ある意味ではRPAと似ている機能と言うことができます。

しかしRPAは、Excelマクロの対応範囲を超えて、PC上でできるすべての操作に適用することができるのです。

Excelマクロが使えるのは、ExcelとOfficeドキュメントのみ。しかしRPAであれば、アプリケーションやファイル操作など、様々なシチュエーションで使用することができるのです。では、RPAがあればExcelマクロは不要なのか?と言われると、そうではありません。

ExcelマクロをExcel上で行う場合、RPAに比べて、

・自動処理のスピードが速い
・より複雑な処理をすることができる
・Excelマクロのスキルを持っている人にとって使いやすい

などのメリットがあります。それぞれの特性をしっかりと理解し、効果的に使うのが望ましいでしょう。

RPAと人工知能(AI)はどう違うのか

続いて、RPAと人工知能(AI)の違いです。この2つは一見似ているかもしれませんが、ほぼ別物と認識しておいた方が良いでしょう。

RPAロボットの場合、あらかじめ決められた動作を行うことしかできません。「Aという処理がなされたら、Bのファイルを開き、特定のセルの数値をコピーし…」というように、あらかじめ人間が設定した動作をするだけです。

つまり、RPAロボット自体が状況を判断しているわけではないのです。
それに対して人工知能(AI)は、度重なる学習を通して、人間のように判断をすることができるようになります。

知能とは、未知の問題に対処する能力のことです。人間のような知能を持った存在である人工知能(AI)は、人間が指示するまでもなく、自身で判断することができるのです。

そのため、定型業務の自動化にはRPAを、逆に複雑な業務には人工知能(AI)を使うのが望ましいとされています。

最近では、RPAに人工知能を搭載する事例も登場しています。近い将来、人工知能を搭載したRPAのサービスが多数リリースされることになるかもしれません。

RPAのメリット・デメリット

RPAは、あらかじめ手順を設定することによって、単純作業などを自動化できるツールです。RPAを導入するメリット・デメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

RPA導入のメリット

先ほど自動化ツールを導入するメリットについて触れていきました。RPAは自動化ツールの1種なので、先述のメリットとほとんど同じようなことが言えるでしょう。具体的には以下のようになります。

・人件費などのコストを削減できる
・業務効率の改善ができる
・業務精度の向上が期待できる(ヒューマンエラーの削減)
・労働力不足の改善ができる


RPA導入のデメリット

もちろんRPAの導入はメリットだけではありません。RPA導入には以下のようなデメリットが付随します。

・ロボット停止のリスクが発生する
・情報漏洩のリスクが発生する
・指示が間違っていたり担当者がいなくなっても業務を勝手に続けてしまう

RPAロボットはITシステムであるため、必ずロボット自体の停止や、不正アクセスによって情報漏洩が起こるリスクが発生します。キャパシティに余裕があるサーバーを用意したり、セキュリティを万全にしたりするなど、対策をしっかりと行う必要があります。

また指示が間違っていたり、担当者がいなくなった場合でも業務を続けてしまうというデメリットもあります。必ず指示内容の確認は徹底し、定期的に業務フローなどの見直しを行うようにしましょう。

人間の設定に忠実なロボットだからこそ、その修正は人間しか行うことができません。ロボットを使役する存在として、担当者やその関係者がしっかりとその自覚を持つことが大切です。

自動化ツール導入の費用対効果を確認しよう

先ほども確認しましたが、自動化ツール(RPAツール)の導入には、それなりの費用がかかります。人件費の削減を目的にツールを導入したとしても、導入費用やメンテナンス費用が回収できなければ意味がありません。

ツールを導入する前に、必ず費用対効果のシミュレーションを行っておき、導入するべきかどうかをしっかり検討するようにしましょう。

費用対効果とともに、ツール導入の目的を明確化しておくことも重要です。「何が課題になっているのか」「どのような作業を自動化したいのか」「自動化をすることによってどのような目的を達成できるのか」を事前に話し合っておくようにしましょう。

DMMチャットブーストは様々な機能を備えた自動化ツール

引用:https://chatboost.dmm.com/feature 

ここまで5種類の自動化ツールをご紹介しました。最後にDMMチャットブーストについて少しだけ見ていきましょう。DMMチャットブーストは、チャットボットを使った自動化ツールであり、他のアプリと連携することによって様々なメリットをもたらします。

こちらの項目では、「DMMチャットブースト」運営チームである筆者が、チャットボットを使った自動化ツールであるDMMチャットブーストをご紹介します。

DMMチャットブーストとは

DMMチャットブーストは、LINE公式アカウントの機能を拡張させたもので、チャットボットを使った自動化ツールです。CSやマーケティングの分野で強みを有しており、コストの削減と売上の最大化を実現することができます。

記事の序盤でも解説したように、チャットボットは、自動化ツールの代表的なものの1つです。チャットボットを利用することによって、新規顧客をリピーターに、そしてファンにしていくというアプローチが可能になります。

チャットボットの必要性

ここ数年でチャットボットの注目度が高まり、マーケティングなどに利用されることが増えてきました。なぜ現代においてチャットボットが求められているのでしょうか。背景として考えられるのは、

・消費者ニーズが多様化し画一的なアプローチが難しくなった
・消費者が自己のニーズを手軽に解決できる手段を求めている

の2点です。以前はメールを使ったメールマーケティングが主流でしたが、より多様化する消費者行動モデルに対応するため、チャットボットを使ったマーケティングが求められています。

DMMチャットブーストの機能

DMMチャットブーストには様々な機能が備わっています。以下、機能の一部をご紹介します。

・自動会話BOTプログラムを使った自動接客
・セール時期や季節に合わせた自動販促通知
・Shopifyと連携することによってLINE上で商品販売
・LINEを使って自動で配送状況確認

DMMチャットブーストは、LINE公式アカウントの機能を拡張させたものであるため、LINEを使った業務の自動化がやりやすくなっています。LINEは幅広い人が利用するプラットフォームなので、多様な顧客にアプローチをすることができます。


DMMチャットブースト導入のメリット

DMMチャットブーストを導入することによって、

・CS(カスタマーサポート)
・マーケティング

の面で大きな成果を期待することができます。

自動会話botは、24時間休まず稼働するため、機会損失をなくしてCV率を向上させることができます。
重要度の低い問い合わせはすべて自動化できるため、人件費の削減や業務効率の改善などにも役立ちます。

またGoogle Analyticsと連携することによって、マーケティング情報をしっかりと把握し、改善の検討をすることができます。顧客の層に合わせてメッセージなどを配信できるため、リピーターやファンの育成を効率的に行うことができます。

自動化ツールを活用して業務を効率化しよう

ここまで自動化ツールについて見ていきました。労働力不足や働き方改革などを背景に、業務の自動化が注目され始めています。チャットボットなどの自動化ツールを導入することによって、業務効率を改善したり、人件費を削減したりすることができます。

他にもヒューマンエラーを防止したり、部署を横断して利用できるなど、様々なメリットがあります。またRPAという重要な概念についても取り扱いました。ロボットを使って業務プロセスを自動化するものであり、Excelマクロや人工知能(AI)との相違点についても触れていきました。

自動化ツールには様々なメリットがあるものの、ツール導入の目的をしっかりと確認し、費用対効果を想定しておくことが重要です。導入前にあらかじめ確認しておくようにしましょう。

DMMチャットブーストは、CS(カスタマーサポート)とマーケティングの両方で優れた機能を発揮します。自動化ツールとしてチャットボットを導入したいと考えている方は、DMMチャットブーストをぜひご検討ください。

DMMチャットブーストではD2Cブランドに関する記事もございますので、ぜひご覧ください。

DMMチャットブーストforEC