メルマガ配信を始めたいが、システム構築の方法がわからない
効果的なメルマガ配信方法の知識を付けてからメルマガの運営をはじめたい
そう考えている方に向け、この記事では、メルマガ配信の実現方法、メール配信サービスの種類と選び方、メルマガの配信方法、フォーマットについて解説します。メルマガ配信のメリットや注意点についてもまとめました。
メルマガ配信というマーケティング方法は、低コストで幅広い見込み客にアプローチできることから現在も効果的です。ぜひ施策の参考にしてください。
DMMチャットブーストではステップメールに関する記事もございますので、ぜひご覧ください。
メルマガ配信の実現方法は4つ
メルマガ配信とは、配信を希望する読者に対して、メールマガジンを一斉配信することです。一般的には、雑誌のように定期的にメルマガを配信します。
メルマガ配信の目的は企業によって異なりますが、主な目的は次の3つです。
・販促：読者ニーズに合わせたコンテンツを配信して、購買意欲を喚起する
・リピーター確保：定期的なアプローチによって自社商品への関心を維持する
・教育・啓蒙：基礎知識やハウツーなどの有益な情報の提供
メルマガ配信を実現するには、メール配信サービスの利用や一般的なメールソフトを使うなど、複数の方法を検討できます。配信数や業務負担などを総合的に検討して、自社に合った方法を選びましょう。
メルマガの配信方法①メール配信サービスで配信
メール配信サービスとは、メルマガの自動配信や新規登録・配信解除の管理など、効率的なメール配信を支援するサービスです。
メール配信サービスのメリットは、自社でメール配信システムを構築するより、短期間で高機能のシステムを構築できることです。また、メール配信サービス経由で送信することで、スパムメールに分類されにくいメリットもあります。
一方、デメリットはランニングコストがかかることです。無料サービスや月額数百円のサービスもありますが、これらは登録者数が少ない個人または小規模事業者向けです。配信数が多くなり、高度な機能をもつサービスを利用するほど、料金は高くなる傾向があります。
メルマガの配信方法②メールソフトの一斉送信で配信
一般的なメールソフトでも、メルマガ配信は可能です。登録者のリストをBCCに追加すれば、受信者同士がメールアドレスを共有しない形で一斉配信できます。
メールソフトを使うメリットは、追加費用が特にかからないことです。
登録者数が少ない事業者などなら、この方法でも問題ありません。
一方、登録者数が増えてくると運用に手間がかかります。
また、誤送信や個人情報の漏えいなど、人的ミスが起こるリスクも高まります。
メルマガの配信方法③表計算ソフトとメールソフトを連携して配信
「Excel＋Outlook」や「Googleスプレッドシート＋Gmail」など、表計算ソフトとメールソフトの連携でメルマガ配信を行う方法もあります。「Excel VBA」や「Google Apps Script」などのプログラミング機能を使って、配信者リストの抽出から送信まで半自動で実行するわけです。
この方法のメリットは、メールソフト単体よりも業務負担を軽減でき、人的ミスも減らせることです。
そのため、業務担当者が確保できれば、自社で費用をかけずに運用できるでしょう。
一方、デメリットはメール送信の上限数があることです。
Outlookなら1日5,000通、Google Workspaceサービスなら1日2,000通なので、登録者数が増えれば運用できなくなってしまいます。
また、システム構築のためにプログラムの知識を持つ人材が必要なことも、企業によってはハードルになります。
メルマガの配信方法④マーケティングツールと連携して配信
一部のマーケティングツールはメール自動配信機能を搭載しています。
マーケティングツールを活用するメリットは、メール配信サービスと同じく業務を効率化できることです。
顧客情報や経理情報などを扱う基幹システムと連携させれば、高度なマーケティングも実現できます。
ただし、メルマガ配信に特化していない場合は、やや使い勝手が悪くなるでしょう。
一方、デメリットは初期費用やランニングコストがかかることです。
また、メルマガ配信だけでなくマーケティングツールの知識が必要になるため、担当者のスキルが求められます。
メール配信サービスの導入方法は2つ
メルマガの送信方法①で紹介した、メール配信サービスには、大きく分けて２つあります。
自社サーバーで運用する「オンプレミス型」と、インターネット上の業者のサーバーを利用する「クラウド型」です。
メール配信サービスの導入方法①オンプレミス型
オンプレミス型は、メール配信用のソフトウェアを自社サーバー上にインストールして運用するタイプです。
メリットは以下のとおりです。
・自社の運用方法や既存システムに合わせて細くカスタマイズできる
・自社の求めるセキュリティレベルで管理できる
・システム障害時に自社で対応しやすい
デメリットは以下のとおりです。
・サーバーやソフトウェアなどの初期費用が高い
・システムを構築できる人材が必要
・電気代や保守・運用費などランニング費用が高い
オンプレミス型は情報システム部門があるなど、運用体制が整っている企業におすすめです。
メール配信サービスの導入方法②クラウド型
クラウド型は、インターネット経由でメール配信サービスを提供する業者のサーバーを利用するタイプです。
メリットは以下のとおりです。
・初期費用が無料または少額
・メルマガ配信システムを簡単に利用できる
・セキュリティ管理と保守・運用をサービス提供業者に任せられる
デメリットは以下のとおりです。
・自社仕様に合わせて細かくカスタマイズできない
・サービス品質が悪いと配信やセキュリティにリスクが生じる
・障害が起きたときに迅速に対応してもらえない場合がある
クラウド型はシステム導入と運用が容易なので、幅広い企業に向きます。
DMMチャットブーストではコーディングに関する記事もございますので、ぜひご覧ください。
メルマガ配信サービスの選び方
メルマガ配信サービスは数多くあり、自社に合った費用効果の高いサービスを選ぶことが重要です。
メルマガ配信サービスの選び方①料金
クラウド型のメルマガ配信サービスは、無料または数百円程度から利用できます。
メルマガの読者数が少ない場合や試しにメルマガを始めてみようと考えているなら、こうした低価格のサービスを利用してもよいでしょう。
ただし、サポート対応や機能面で、後々不満が出てしまう可能性があります。
数千人の読者数を想定している場合は、月額数千円から数万円のクラウド型サービスを選びましょう。
一方、オンプレミス型の場合、ライセンス費用は最低でも100万円程度かかるため、事前の十分なリサーチが欠かせません。
高額製品では500万円ほどになります。
メルマガ配信サービスの選び方②機能
必要な機能は、企業が何を実現したいかによって変わります。
そのため、目的と施策の大枠を決めてから、各機能を検討しましょう。
配信機能では、HTMLメール作成機能、ステップアップメール機能、時間指定の配信が特に重要です。
使いやすさや設定できる項目を細かく調べておきます。
また、重複送信防止機能や送信エラーメールのリスト作成などの運用支援機能もチェックしておきましょう。
読者との関係構築を重視するなら、属性で配信先を選ぶセグメント機能や、メール本文に名前や識別用の情報を差し込んだりするパーソナライズ機能が重要です。また、誕生日や商品購入日からの経過期間などをトリガーに個別送信できる機能や、メルマガ内にアンケートフォームを作成できる機能も役立ちます。
メルマガ配信サービスの選び方③セキュリティ
メルマガの登録では氏名や住所などの個人情報を扱うため、クラウド型サービスを利用する際は、信頼できる業者を選びましょう。オンプレミス型で運用するなら、自社のセキュリティレベルを一定以上確保しなければなりません。
特に、登録者が多い場合は注意が必要です。
サイバー攻撃によって情報漏えいが起きれば、読者の信頼を失い、企業活動にも大きな影響を与えてしまいます。
メルマガ配信サービスの選び方④サポート
システム障害に対して、迅速にサポートしてもらえるか確認しましょう。
電話対応があるか、技術者を派遣してくれるかなど、サポートの充実度を調べておきます。
サポート面では、国内業者を選んだほうが言葉の面でも対応の速さでも安心できます。
メルマガ配信サービスの選び方⑤サーバーの安定性（クラウド型のみ）
クラウド型のメール配信サービスを利用する場合は、サーバーの安定性が重要です。
安定性が低いと、メールの送受信に時間がかかったり、配信できなくなったりするリスクが高まります。
「メール到達率」という指標にも注目しましょう。
迷惑メールを送信する企業が利用しているメール配信サービスは、スパムメールの発信元として通信事業者にブロックされます。
そのため、ユーザーへのメール到達率が下がる傾向があります。
メルマガ配信システムのタイプ
メルマガ配信は、登録者全員に一斉で同じメールを送る大量配信型と、登録者を属性別に分けてそれぞれに適したタイミング・内容で配信するセグメント型の２つのやり方があります。
大量配信型
大量配信型は、基本的に登録者全員に一斉送信する方法です。
この方法は、雑誌と同じような目的でメルマガ配信している企業に向きます。
また、新商品の発売など、全員に知ってもらいたい情報がある場合も大量配信型を選びます。
セグメント型
セグメント型は、メルマガ登録者の属性や過去の行動などによって、配信内容や頻度を分ける方法です。
セグメント型は、ターゲットを絞ったECショップの販促や既存顧客を実店舗に集客するなどの施策と相性がよい方法です。
メルマガ運営は定期配信・ステップ配信が一般的
メルマガの運用には、運営者が定期的に一斉送信する方法と、ユーザーのアクションに合わせて段階的にメールを送信する方法があります。
定期配信とは
定期配信とは、1日1回配信、毎週金曜日に配信など、一定期間ごとにメルマガ配信する方法です。
この方法は新聞や雑誌と同じ手法であり、継続することでマーケティング効果を得られます。
定期配信は決まった日時に確実に届くことが重要なので、ツールの自動送信機能を使いましょう。
送信忘れや遅れが起きやすいメールソフトによる手動送信は不向きです。
定期配信の頻度は自由に決められますが、読者ニーズに合わせて調整することが重要です。
回数が多すぎれば、有益なコンテンツでも迷惑メールになってしまいます。
逆に、月1回や年1回では期間が空きすぎて、読者は興味を失ってしまうでしょう。
ステップ配信とは
ステップ配信とは、ユーザーごとに指定したタイミングと内容で自動送信する方法です。
この方法は、例えば投資講座のメルマガのように、順を追って情報配信したい場合に向きます。
ステップ配信の条件に使うのは、通常、メルマガの登録日です。
ステップ配信を行う目的は、自社があらかじめ想定したシナリオに沿って、読者の興味や購買意欲を高めるためです。
例えば、不動産投資のメルマガなら、まず基礎知識を解説し、次に不動産投資のメリットを伝えて、最後に自社のサービスを紹介する流れで配信すれば、自社サービスに効果的に誘導できます。
メルマガの配信フォーマットは4種類
メルマガ本文のフォーマットは4種類に分類できます。
それぞれメリット・デメリットがあるため、読者に合わせて使い分けましょう。
テキスト形式
テキスト形式は、本文が文字のみのメルマガです。
テキスト形式は、文字コードのみで構成されているため、デバイスやOS、メールソフトに関係なく、同じように表示されることが魅力です。また、読者のメールソフトによっては迷惑メールに分類される確率が低い傾向があります。
一方、デメリットは視覚に訴える要素が少ないことです。そのため、記号や飾り文字を使うなど工夫しなければなりません。
また、誘導先URLや成果測定用のパラメータもそのまま表示されるため、雑然とした印象になりがちです。
HTML形式
HTML形式のメルマガは、Webサイトと同じHTML形式で記述されます。
現在のメルマガのほとんどはHTML形式で作成されているとされています。特別な理由がなければHTML形式を選んでおけば間違いありません。
メリットは画像挿入や色分けなどが自由にできるため、見栄えのよいメルマガを作成できることです。
特に商品紹介など視覚的なアピールをしたい場合に向きます。
デメリットはHTML形式を配信できないツールがあること。
また、HTML形式のメルマガを非表示の設定にしているユーザーがいることです。また、画像を入れすぎると容量が大きくなり、送信時にサーバーに負担がかかることやユーザーに受信拒否される恐れがあります。
絵文字入り
絵文字入りのメルマガは、テキスト形式のメルマガに部分的に絵文字を挿入したものです。メリットはテキスト形式のメリットを残しながら、面白味を加えられることです。絵文字素材をコピーして貼り付けるだけなので、知識がなくても誰でも作れます。
デメリットは一部のツールやメールソフトで絵文字が表示されないことです。
また、カジュアルなイメージがあるため、内容によって向き・不向きが分かれます。
マルチパート
マルチパートとは、テキスト形式とHTLM形式のメルマガを1通のメールに含める方法です。
マルチパートのメリットは、読者の受信環境に合わせて、テキスト形式かHTLM形式のいずれかで表示できることです。
メルマガを確実に正しい表示で読んでもらいたい場合は、マルチパートを選びましょう。
一方、デメリットは両方の形式の本文を用意しなければならないことです。
一般的なメールソフトでは、作成自体ができないため、ツールの導入コストがかかります。
メルマガ配信には法律の規制がある
メルマガは勝手に配信することはできません。
また、配信停止方法をユーザーにわかりやすく案内することも必要です。
ユーザーの同意が必要
メルマガは「特定電子メール法」の対象です。
広告や宣伝を含む内容を配信することを伝えたうえで、ユーザーから配信許可を得なければなりません。
以下、特定電子メールの送信の適正化等に関する法律から、該当箇所を引用します。
"第三条 送信者は、次に掲げる者以外の者に対し、特定電子メールの送信をしてはならない。
一 あらかじめ、特定電子メールの送信をするように求める旨又は送信をすることに同意する旨を送信者又は送信委託者（電子メールの送信を委託した者（営利を目的とする団体及び営業を営む場合における個人に限る。）をいう。以下同じ。）に対し通知した者
二 前号に掲げるもののほか、総務省令・内閣府令で定めるところにより自己の電子メールアドレスを送信者又は送信委託者に対し通知した者
三 前二号に掲げるもののほか、当該特定電子メールを手段とする広告又は宣伝に係る営業を営む者と取引関係にある者
四 前三号に掲げるもののほか、総務省令・内閣府令で定めるところにより自己の電子メールアドレスを公表している団体又は個人（個人にあっては、営業を営む者に限る。"
引用：平成十四年法律第二十六号 特定電子メールの送信の適正化等に関する法律｜e-GOV
具体的には、メルマガ登録画面において、広告や宣伝を含むことを説明してから「同意する」などのボタンを押してもらう流れにします。
この法律を守らずにメルマガを配信すると、1年以下の懲役または100万円以下の罰金が行為者に課せられます。
法人では、行為者の罰に加えて3000万円以下の罰金もあります。
配信停止方法も明示しなければならない
メルマガの配信停止方法も、ユーザーに対して明示しなければなりません。
具体的には、メルマガ本文に配信停止用のURLを掲載する方法が一般的です。
配信停止用URLを目立たないように記述したり、停止手続きを複雑にしたりすると法律違反になるため注意しましょう。
効果的なメルマガ配信のための3つの方法
自社のメルマガを選んでもらうためには、配信目的の明確化、ユーザーファーストのコンテンツ制作、
成果測定による改善の3つが重要です。
目的を明確にする
メルマガ配信の主要な目的をはっきりさせておきましょう。
先に紹介した「販促」「リピーター確保」「教育・啓蒙」の目的の優先順位を決めるだけでも、コンテンツ制作や配信方法が変わるはずです。
目的を明確にしたら、メルマガのコンセプトに落とし込みましょう。
コンセプトを決めておくと、コンテンツ制作にブレがなくなります。
ユーザーに有益なメルマガにする
メルマガはユーザーファーストで配信しましょう。
メルマガの価値を認めてもらわなければ、すぐに配信を停止されてしまうからです。
そのため、ターゲットがどのような情報を求めているかリサーチして、有益なコンテンツを配信することが重要です。
また、本文のボリュームや見た目、配信頻度、配信時間なども、読者の立場に立って検討します。
成果測定して改善する
成果測定の仕組みを供えたメルマガ配信システムを構築し、客観的な指標によって現状を把握できるようにしましょう。
例えば、開封率や誘導先URLのクリック率を分析できるようにしておきます。
成果が悪ければ、登録者数が足りないのか、コンテンツに魅力がないのかなど要因を探しましょう。
分析結果を元にメルマガ配信を改善していくことで、成果が向上します。
メルマガ配信の3つのメリット
メルマガ配信は、幅広い見込み客に対して低コストのプッシュ型マーケティングを実施できるメリットがあります。
3つのメリットに分けて、詳しく解説します。
プッシュ型マーケティングができる
メルマガ配信はプッシュ型マーケティングを手軽に実現できる方法です。
プッシュ型は企業側から、見込み客に情報を届ける方法です、インターネット検索などユーザー自らが情報を求めるプル型と対比されます。
プッシュ型マーケティングのメリットは、ユーザーとの信頼関係構築を企業主導で行えることです。
例えば、定期的にユーザーに有益な情報を配信することで、好感や安心感を育てられます。
また、自社に適したタイミングで広告を含めたメルマガを配信できます。
ランニングコストが安い
メルマガ配信は他の方法に比べてランニングコストが安いのがメリットです。
コンテンツの制作費を除けば、配信費用は月額無料または数百円から実現できます。
高機能なメール配信サービスを利用しても、多くの場合、数千円から数万円で収まるでしょう。
潜在層・既存層のどちらにもアプローチできる
メルマガ配信は潜在層と既存層のどちらにも使えるマーケティング施策です。
購入・契約に至らない潜在層なら、有益なコンテンツを入口に自社商品に関心を持ってもらえます。
また、既存顧客に対しては、お得なキャンペーン情報を配信するなどしてリピート率を高められます。
内容次第でさまざまな施策ができることがメルマガのメリットです。
なかには、登録者によって内容を変えて配信することで、効果を高めている企業もあります。
企業が抱えるメルマガ配信の3つの課題
メルマガ配信だけでは十分な効果を得られないと考える企業が増えてきました。
それはなぜなのでしょうか。
効果測定しにくい
メルマガ配信でも、開封率や本文内のURLのクリック率、登録者数の推移、エラーメール率などを測定できます。
しかし、SNSのコメントのような読者の声を収集するのは難しい面があります。
また、LINE公式アカウントの「友だち登録」のように、詳細に登録経路を特定することもできません。
配信を自動化できないと人件費がかかる
メール配信を自動化できないと、業務担当者の負担になります。
そのため、メルマガの登録・解除によるリスト管理、配信リストの設定、配信予約、分析データ集計などを自動化することが重要です。
特に、登録者数が多い場合や、セグメント配信・ステップ配信を行いたい場合は、
配信を自動化できないと人件費が増大しやすいです。
LINE公式アカウントやTwitterなどの併用も必要
SNSやメッセージアプリの普及により、メルマガ配信だけでは不十分と考える企業が増えてきました。
メルマガ配信は依然として有効な方法ですが、LINE公式アカウントやTwitterによるメッセージ配信・広告配信を併用している企業は少なくありません。
LINE公式アカウントやTwitterは、メッセージ到達率が100%であること。
また、双方向コミュニケーションができることや分析機能とターゲティング機能が充実していることがメリットです。
メルマガ配信は今も有効なマーケティング施策
メルマガ配信は低コストで販促、リピーター確保、教育・啓蒙などのマーケティングを実現できます。
しかし、SNSやメッセージアプリによるアプローチの重要性が高まっており、メルマガ配信との併用も必要です。
DMMチャットブーストはLINE公式アカウントの機能拡張ツールです。誰でも簡単に顧客対応やマーケティングを自動化できます。
効率的なメッセージ配信を行えるほか、顧客情報の一元管理や自動接客、ユーザーのアクションに応じた販促メッセージの自動配信などを実現可能です。
DMMチャットブーストではオムニチャネルに関する記事もございますので、ぜひご覧ください。